Trong hợp đồng mua bán hàng hóa cần có những điều khoản nào?

Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận giữa hai bên người mua và người bán làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ mua bán hàng hóa. Chính vì vậy bước soạn thảo hợp đồng là hết sức quan trọng.

Hỏi: Công ty tôi vừa mới thành lập. Chúng tôi bắt đầu có đơn đặt hàng đầu tiên. Tuy nhiên, chúng tôi chưa biết nên soạn thảo hợp đồng để bán hàng cho phía khách hàng như thế nào. Đề nghị Luât sư tư vấn giúp chúng tôi về cách thức soạn thảo những điều khoản cơ bản của hợp đồng mua bán hàng hóa? (Mai Anh - Hà Nội)

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Luật gia Đoàn Thị Bích - Tổ tư vấn pháp luật doanh nghiệp Công ty TNHH Everest - trả lời:

Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận giữa hai bên người mua và người bán làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ mua bán hàng hóa. Chính vì vậy bước soạn thảo hợp đồng là hết sức quan trọng. Các bên cần phải thỏa thuận các điều khoản của hợp đồng thật rõ ràng để bảo vệ quyền lợi cho mỗi bên tránh những rủi ro đáng tiếc xảy ra khi thực hiện hợp đồng

Những điều khoản chủ yếu mà cần phải có trong hợp đồng:

Điều khoản thứ nhất: Ngày, tháng, năm ký hợp đồng kinh tế, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên họ, tên, người đại diện, người đứng tên đăng ký kinh doanh.

Người ký hợp đồng kinh tế phải là đại diện hợp pháp của pháp nhân của người đứng tên đăng ký kinh doanh. Đại diện hợp pháp của pháp nhân hoặc người đăng ký kinh doanh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thay mình ký hợp đồng mua bán hàng hóa .Người được uỷ quyền chỉ được ký hợp đồng kinh tế trong phạm vi được uỷ quyền và không được uỷ quyền lại cho người thứ ba.

Hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết bằng văn bản, tài liệu giao dịch, công văn điện báo, đơn chào hàng đơn đặt hàng .Hợp đồng được coi là hình thành và có hiệu lực pháp lý từ thời điểm các bên đã ký vào văn bản hoặc từ khi các bên nhận được tài liệu giao dịch thực hiện sự thoả thuận về tất cả những điều khoản chủ yếu của hợp đồng trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đối với hợp đồng kinh tế.

Điều khoản thứ hai: Đối tượng của hợp đồng, số lượng , khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận. trong đó: (i) Đối tượng của hợp đồng là điều khoản về tên hàng; (ii) Điều khoản về số lượng xác định bằng các đơn vị tính số lượng, trọng lượng, khối lượng, chiều dài diện tích.

Điều khoản thứ ba: Chất lượng chủng loại quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật.

Chất lượng hàng được ghi trong hợp đồng là các đặc tính, các quy cách, tác dụng hiệu suất… Nói lên mặt “chất” của hàng nghĩa là xác định các tính chất hữu ích bên trong và hình thái bên ngoài của hàng hoá bao gồm các thuộc tính tự nhiên và ngoại hình của hàng đó trong hợp đồng mua bán chất lượng là cơ sở để hai bên mua bán, đàm phán về giao nhận hàng và quyết định mức giá cả của hàng. Nếu chất lượng không phù hợp với thoả thuận, bên mua có quyền đòi bồi thường thiệt hại sửa chữa thay thế hàng đến mức có thể từ chối nhận hàng và huỷ bỏ hợp đồng.

Điều khoản thứ tư: Điều khoản về giá cả.

Giá cả là một điều khoản đặc biệt quan trọng, là điều khoản trung tâm của hợp đồng. Các bên mua bán đều tranh thủ đặt giá cả có lợi cho phía mình.

Giá tính theo đơn vị hàng: trọng lượng, chiều dài, bề mặt, khối lượng, chiếc, hay tính theo tá hoặc hàng trăm đơn vị . Nếu hàng giao gồm nhiều loại chất lượng khác nhau thì giá một đơn vị hàng tính theo từng loại từng mác.

Khi giao hàng có phẩm chất , chủng loại khác nhau , giá được quy định cho từng loại mặt hàng , từng loại phẩm chất vá từng loại mác khác nhau . khi giao hàng thiết bị toàn bộ giá thường dược định theo giá trị của từng chuyến giao hàng hoặc từng bộ phận máy đãđược nêu rõ trong bản phụ lục kèm theo hợp đồng. Nếu giá tính theo trọng lượng , phải quy định rõ: trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh hay trọng lượng cả bì coi như tịnh, hoặc phải thoả thuận rõ xem giá bao bì cóđược tính trong hàng hày không. Những quy định này cũng cần phải nêu rõ khi tính giá chiếc.

Điều khoản thứ năm: Thời hạn và phương thức thanh toán.

Điều khoản này quy định phương thức hai bên đã thỏa thuận để bên mua thanh toán tiền hàng cho phía bên bán. Điều khoản này cần quy định rõ thời hạn thanh toán, đồng tiền thanh toán,hình thức thanh toán và các tài liệu chứng từ làm căn cứ để thanh toán.

- Thời hạn thanh toán: Các bên có thể quy định trong một khoảng thời gian phù hợp nhất để bên người mua có thể thanh toán được toàn bộ tiền hàng cho phía bên người bán. Thời hạn thanh toán có thể là trả trước, trả sau hoặc trả ngay.

- Hình thức thanh toán: Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau: L/C, Clean collection, D/A, D/P, T/T, M/T, CAD, Tiền mặt, cheque ... mỗi phương thức có những ưu nhược điểm khác nhau. Cần nghiên cứu kỹ để chọn phương thức thanh toán thích hợp.

Điều khoản thứ sáu: Điều kiện giao hàng.

Trong điều khoản này các bên giao kết hợp đồng cần làm rõ địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng cũng như phương thức giao hàng. Trong đó,

- Thời hạn giao hàng: Là khoảng thời gian người bán cõ nghĩa vụ phải giao hàng cho người mua.

Có 03 cách quy định về thời hạn giao hàng đó là: (i) Thời hạn giao hàng có định kỳ; (ii) Thời hạn giao hàng không có định kỳ; (iii) Thời hạn giao hàng ngay.

- Địa điểm giao hàng: Cần quy định rõ nơi mà người mua sẽ nhận chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ người bán trong hợp đồng để tránh những rủi ro cho các bên.

- Điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng: Ví dụ như CIF cảng Hải Phòng.

Điều khoản thứ bảy: Phạt và bồi thường thiệt hại.

Điều khoản này quy định những biện pháp khi hợp đồng không được thực hiện (toàn bộ hay một phần). Điều khoản này cùng lúc nhằm hai mục tiêu: (i) Ngăn ngừa đối phương có ý định không thực hiện hay thực hiện không tốt hợp đồng; (ii) Xác định số tiền phải trả nhằm bồi thường thiệt hại gây ra.

Các trường hợp phạt:

(i) Phạt chậm giao hàng: Ví dụ: Nếu Người bán giao hàng chậm thì các khoản phạt sẽ áp dụng như sau: tuần đầu chậm giao, không tính phạt. Tuần thứ hai đến tuần thứ năm phạt 1% tuần giao chậm; từ tuần thứ sáu: 2 % tuần, nhưng tổng số tiền phạt giao chậm không quá 10% tổng giá trị hàng giao chậm.

(ii) Phạt giao hàng không phù hợp về số lượng và chất lượng:

(iii) Phạt do chậm thanh toán: Phạt 1 tỷ lệ phần trăm của số tiền đến thời hạn thanh toán, tính theo thời hạn chậm thanh toán. Ví dụ: 1% của số tiền chậm thanh toán/ tháng; hoặc: Phân bố lãi suất chậm thanh toán, thường vận dụng tỷ lệ chiết khấu chính thức hay lãi suất hợp pháp được công bố hay lãi suất nợ quá hạn của các ngân hàng, có lúc còn cộng thêm vài %. Ví dụ: "Trường hợp chậm thanh toán, kể từ ngày đến hạn, số tiền chưa trả được tính lãi. Lãi suất tính theo lãi suất nợ quá hạn của các ngân hàng cộng thêm 2%.

Điều khoản thứ tám: Các trường hợp bất khả kháng.

Bất khả kháng là sự kiện khi xảy ra làm cho hợp đồng trở thành không thể thực hiện được, mà không ai bị coi là chịu trách nhiệm. Các sự kiện bất khả kháng mang 03 (ba) đặc điểm sau: (i) Không thể lường trước được; (ii) Không thể vượt qua; (iii) Xảy ra từ bên ngoài.

Tuy nhiên, vẫn có thể quy định trong hợp đồng coi là bất khả kháng các sự kiện mà bình thường ra thì không có đủ 3 đặc điểm trên, ví dụ: đình công, hỏng máy, mất điện, chậm được cung cấp vật tư . . . Cũng có thể quy định thêm rằng: các sự kiện đó chỉ tạm ngưng việc thực hiện hợp đồng chứ không làm hợp đồng mất hiệu lực.

Điều khoản thứ chín: Khiếu nại.

Khiếu nại là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chất lượng giao hàng, hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với các điều khoản đã được qui định trong hợp đồng. Về điều khoản này các bên qui định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn có thể nộp đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc phát đơn khiếu nại, các phương pháp điều chỉnh khiếu nại. Khiếu nại được đưa ra dưới dạng văn bản và gồm các số liệu sau: Tên hàng, số lượng, và bxuất xứ hàng hóa, cơ sở để khiếu nại kèm theo chỉ dẫn chính về những thiếu xót mà đơn khiếu nại được phát ra, các yêu cầu về điều chỉnh khiếu nại.

Đơn khiếu nại được gởi đi kèm theo các chứng từ cần thiết như: biên bản giám định, biên bản chứng nhận tổn thất, mất mát, vận đơn đường biển, bản liệt kê chi tiết, giấy chứng nhận chất lượng.

Điều khoản thứ mười: Trọng tài.

Trong điều khoản này cần quy định các nội dung sau: (i) Ai là người đứng ra phân xử? Tòa án Quốc gia hay Trọng tài, trọng tài nào, thành lập ra sao? Để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch, khi những tranh chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng; (ii) Luật áp dụng vào việc xét xử; (iii) Địa điểm tiến hành xét xử; (iv) Phân định chi phí trọng tài; (v) Phân định chi phí trọng tài.

Khuyến nghị:
  1. Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, hoặc E-mail: info@everest.net.vn.
  2. Nội dung bài tư vấn pháp luật pháp luật mà Công ty Luật TNHH Everest cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.
  3. Tại thời điểm quý Vị đọc bài viết này, các điều luật chúng tôi viện dẫn có thể đã hết hiệu lực, hoặc đã được sửa đổi, bổ sung; các thông tin trong tình huống là cá biệt. Do đó, chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm.