Hỏi: Em sinh năm 1997, hiện tại em bị thất lạc giấy khai sinh và em muốn cơ quan ( UBND XÃ ) có liên quan cấp lại cho em nhưng ngày xưa do ba mẹ em không có đăng ký kết hôn và ba mẹ ly dị trước năm 2000. Khi ly dị thì em theo mẹ nhưng mang họ cha khác họ mẹ, trong lúc em yêu cầu cơ quan cấp lại giấy khai sinh cho em thì chị tiếp nhận hồ sơ nói do ba mẹ không có đăng ký kết hôn (con không có cha) nhưng trong sổ hộ khẩu lại khác họ mẹ nên chị tiếp nhận hồ sơ không tiếp nhận và không cấp lại giấy khai sinh cho em. Chị đó nói bắt buộc em phải đổi họ giống với họ mẹ trong khi đó bằng cấp và học bạ của em và các giấy tờ khác đều mang theo họ cha ( khác với họ mẹ ). Đề nghị Luật sư tư vấn cho em cách giải quyết hợp lý nhất? (Đặng Minh Vũ - Thái Bình)

>>> Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Luật gia Trần Bảo Ngọc - Tổ tư vấn pháp luật hôn nhân và gia đình của Công ty Luật TNHH Everest - trả lời:

Chúng tôi không rõ trường hợp của anh (chị) có còn lưu trữ được sổ đăng ký khai sinh hay không nên chúng tôi chia ra làm 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Nếu sổ đăng ký khai sinh của anh (chị) vẫn còn lưu trữ được tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Khi đó, anh (chị) cần làm thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bản chính do bị mất. Trường hợp và thẩm quyền cấp lại bản chính giấy khai sinh được quy định tại Điều 62 Nghị định 158/2005/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung như sau: "Cấp lại bản chính Giấy khai sinh và thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh: 1. Trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung do được thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch mà Sổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được, thì được cấp lại bản chính Giấy khai sinh. 2. Ủy ban nhân dân cấp huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh. 3. Sở Tư pháp tỉnh (thành phố), nơi trước đây đương sự đã đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh".

Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh được quy định tại Điều 63 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi nghị định 06/2012 như sau: "Thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh: 1. Người yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và bản chính Giấy khai sinh cũ (nếu có). Người yêu cầu cấp bản chính Giấy khai sinh có thể nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính; trong trường hợp gửi qua hệ thống bưu chính, thì các giấy tờ có trong thành phần hồ sơ phải là bản cao có chứng thực; trường hợp trực tiếp thì nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực. 2. Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh đang lưu trữ để ghi vào nội dung bản chính Giấy khai sinh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Giám đốc Sở Tư pháp ký và cấp cho đương sự một bản chính Giấy khai sinh mới, thu hồi lại Giấy khai sinh cũ (nếu có). Trong trường hợp phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 03 ngày 3. Nguyên tắc ghi nội dung bản chính Giấy khai sinh khi cấp lại được áp dụng tương tự quy định tại Điều 61 của Nghị định này. 4. Sau khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gửi thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã".

Nguyên tắc ghi nội dung bản chính giấy khai sinh khi cấp lại được quy định tại Điều 61 Nghị định này như sau: "Nguyên tắc ghi bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch: 1. Nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch phải ghi theo đúng nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch. 2. Trong trường hợp sổ hộ tịch đã ghi chú việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch được ghi theo nội dung đã được ghi chú".

Theo đó, anh (chị) phải đến UBND cấp huyện để xin cấp lại bản chính giấy khai sinh chứ không phải UBND cấp xã. Do trong giấy khai sinh trước đây, họ của anh (chị) được đặt theo họ cha nên khi ghi bản chính giấy khai sinh được cấp lại thì phải ghi đúng theo nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch và anh (chị) không phải xin đổi sang họ mẹ.

Trường hợp 2: không còn lưu trữ được sổ đăng ký khai sinh

Khi đó, anh (chị) cần đăng ký khai sinh lại tại UBND xã theo quy định tại Điều 46, 47 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung như sau: “Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi: Việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại" (Điều 46).

"Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi: Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc nơi đã đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi trước đây thực hiện việc đăng ký lại” (Điều 47)

Thủ tục đăng ký lại được quy định tại Điều 48 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung như sau: "Thủ tục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi: 1. Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây (nếu có); trong trường hợp không có bản sao giấy tờ hộ tịch, thì đương sự phải tự cam đoan về việc đã đăng ký, nhưng sổ hộ tịch không còn lưu được và chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan. 2. Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ. Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 03 ngày. 3. Khi đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được ghi theo nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch đó. Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại. Phần khai về cha mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh. 4. Khi đăng ký lại việc kết hôn, nhận nuôi con nuôi, các bên đương sự phải có mặt. Quan hệ hôn nhân, quan hệ giữa cha mẹ nuôi với con nuôi được công nhận kể từ ngày đã đăng ký kết hôn hoặc đăng ký việc nuôi con nuôi trước đây".

Như vậy, khi đăng ký lại việc sinh thì anh (chị) cần xuất trình bản sao giấy khai sinh trước đây và nội dung giấy khai sinh được ghi theo nội dung giấy đó. Nếu không có bản sao giấy khai sinh trước đây thì cần xem xét các giấy tờ, hồ sơ cá nhân khác theo quy định tại khoản 3 ở trên. Do theo như anh (chị) trình bày, bằng cấp, hộ khẩu, học bạ và các giấy tờ khác đều ghi họ của anh (chị) theo họ cha tức là đã có sự thông nhất về họ trong các giấy tờ trên nên khi đăng ký lại thì nội dung đăng ký sẽ ghi lại họ của anh (chị) theo đúng họ cha đã đăng ký trước đó.

Khuyến nghị:

1. Để có tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các Luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198.
2. Nội dung tư vấn pháp luật hôn nhân và gia đình mà Công ty Luật TNHH Everest cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.
3. Các điều luật chúng tôi viện dẫn trong bài viết có thể đã hết hiệu lực hoặc đã được sửa đổi, bổ sung. Các thông tin trong tình huống là cá biệt. Do đó, Chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm.