Điều lệ doanh nghiệp, những vấn đề cần lưu ý khi soạn thảo

Điều lệ đóng một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, quy định về cơ cấu, nội dung doanh nghiệp, cách thức kinh doanh, hoạt động mà doanh nghiệp đề ra.

Điều lệ công ty là một cam kết giữa các chủ sở hữu công ty nhằm xác lập các nội dung về danh tính công ty, cách thức thành lập, góp vốn, bộ máy tổ chức, quản lý, hoạt động của công ty, cách thức công ty chấm dứt tồn tại… Vì tính chất quan trọng của loại tài liệu này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm cơ bản khi soạn thảo điều lệ công ty.
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Thứ nhất, bản chất của điều lệ doanh nghiệp.

(i) Điều lệ công ty có thể hiểu là một cam kết được đồng ý bởi các chủ sở hữu công ty, giữa những người sáng lập với nhau cũng như những người sáng lập với những người góp vốn (thành viên hợp danh, thành viên góp vốn vào công ty hợp danh, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, cổ đông) nhằm xác lập các nội dung về danh tính công ty, cách thức thành lập, góp vốn, bộ máy tổ chức, quản lý, hoạt động của công ty, cách thức công ty chấm dứt tồn tại và những nội dung khác.

(ii) Điều lệ công ty trước hết có thể xem là một bản hợp đồng được đồng ý bởi các bên trong công ty mang tính chất quy định. Nó được xây dựng dựa trên các khuôn khổ, hành lang pháp lý mà pháp luật đề ra mặt khác lại doanh nghiệp được phép tự do chỉnh sửa, miễn là không trái pháp luật.

(iii) Xét về mặt điều hành, điều lệ công ty được hiểu như là “pháp luật của doanh nghiệp” trong đó doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh hoạt động của mình một cách có ý chí riêng mà lại không trái pháp luật. Xét về mặt kinh doanh, điều lệ đóng một vai trò quan trọng không kém vì nó cho biết cơ cấu, nội dung doanh nghiệp, cách thức kinh doanh, hoạt động mà doanh nghiệp đề ra cho người mong muốn góp vốn hay giao dịch với công ty. Cũng bởi lẽ đó mà những đối tác đầu tư, những khách hàng luôn quan tâm, tìm hiểu kĩ về điều lệ trước khi cam kết điều gì. Bên cạnh đó, khách hàng cũng cần biết ai sẽ là người kí kết hợp đồng với họ, bởi thông qua điều lệ công ty, pháp luật có quy định ai là người đại diện.

Thứ hai, những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi soạn thảo điều lệ.

Để hoạt động suôn sẻ, tránh được những tranh chấp phát sinh và rắc rối với pháp luật, doanh nghiệp cần quan tâm một số điểm cơ bản trong cách soạn thảo thành lập điều lệ công ty như sau:

(i) Điều lệ không được trái với các quy định của pháp luật và không xâm phạm quyền lợi của bên thứ ba;

Đây là nguyên tắc đầu tiên và rất cơ bản khi soạn thảo điều lệ công ty. Ví dụ: Trong điều lệ công ty A không thể quy định điều khoản: Công ty A hoạt động trong lĩnh vực tài chính tư vấn trốn thuế cho doanh nghiệp;

Hay các chủ công ty gồm ông A, B, C, D là các cổ đông sáng lập, khi sáng lập họ muốn con trai ông A có bằng MBA làm giám đốc công ty, điều này sẽ không thể quy định trực tiếp trong điều lệ bởi lẽ chưa có cơ sở nào cho thấy con trai ông A sẽ đồng ý làm giám đốc, và như vậy đã là xâm phạm quyền tự do của con trai ông A.

(ii) Điều lệ công ty là một hợp đồng nhiều bên dựa trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận để quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, tổ chức quản lý, hoạt động của công ty;

Điều lệ công ty là một hợp đồng nhiều bên dựa trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận để quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, tổ chức quản lý, hoạt động của công ty. Như vậy điều lệ công ty trước khi được xác lập phải trải qua các bước họp và đàm phán, thảo luận những vấn đề cần được nêu ra trong điều lệ. Các bên trong công ty phải xác định rõ quyền và nghĩa vụ của mình cũng như cách thức thực hiện nó để chuyển hóa vào trong điều lệ. Ví dụ về nghĩa vụ góp vốn của cổ đông sáng lập, cổ đông cần góp bao nhiêu vốn, góp vốn dưới hình thức nào : tài sản, tiền mặt hay quyền sử dụng đất… cổ đông góp nhiều lần hay một lần qua phương tiện nào: trực tiếp hay chuyển khoản ngân hàng, thời hạn cho việc góp vốn là bao lâu. Đối với các hình thức góp vốn đặc biệt như góp bằng quyền sử dụng đất cần quy định thêm thời hạn tiến hành làm thủ tục chuyển giao quyền sử dụng cho công ty…

Về tổ chức quản lý công ty, khi soạn thảo cũng cần lưu ý, thảo luận đề ra rõ ràng về cơ cấu quản lý công ty để tránh xảy ra tình trạng lạm quyền, đối với công ty cổ phần, phần quy định này càng trở nên quan trọng hơn. Hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát cần phải được ghi nhận trong điều lệ, kèm theo là nội dung hoạt động, quyền hạn, nghĩa vụ của các ban đó đồng thời chỉ rõ ai là người đại diện theo pháp luật của công ty. Xác định đúng và quy định rõ các vấn đề trong điều lệ công ty góp phần giảm thiểu tranh chấp nội bộ công ty.

(iii) Điều lệ phải có đủ các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2014:

"a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); b) Ngành, nghề kinh doanh; c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần; d) Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần; phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của cổ đông sáng lập; đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần; e) Cơ cấu tổ chức quản lý; g) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần; h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ; i) Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương, thưởng cho người quản lý và kiểm soát viên; k) Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần; l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;m) Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty; n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty."

Luật gia Nguyễn Thị Bích Phượng - Phòng tư vấn doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn 1900 6198, tổng hợp.

Khuyến nghị:
  1. Bài viết nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn.