Các biện pháp bảo vệ bí mật kinh doanh cần thiết trong doanh nghiệp

Các chủ thể sở hữu bí mật kinh doanh phải có các biện pháp, chiến lược quản lý và bảo hộ bí mật kinh doanh thích hợp để không rơi vào tình trạng “mất bò mới lo làm chuồng”.

Bí mật kinh doanh có thể liên quan đến các loại thông tin khác nhau như kỹ thuật và khoa học (công thức sản xuất, cấu tạo kỹ thuật, mã máy tính, dữ liệu thử nghiệm…); thương mại (danh sách các nhà cung cấp và khách hàng, các chiến lược tiếp thị, quảng cáo và kinh doanh, kết quả nghiên cứu thị trường, phương pháp bán hàng…); tài chính (cơ cấu giá nội bộ, danh mục giá…); thông tin phủ định (tình trạng bế tắc trong nghiên cứu, các giải pháp kỹ thuật đã bị rút bỏ…). Chủ sở hữu nên có những biện pháp cụ thể để bảo vệ bí mật kinh doanh khỏi những hành vi xâm phạm của những đối thủ cạnh tranh khác.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Với bí mật kinh doanh, chủ sở hữu có quyền chiếm hữu, sử dụng và định đọat theo quy định của pháp luật. Những hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh quyền đối với bí mật kinh doanh bao gồm: tiếp cận, thu nhập thông tin thuộc bí mật kinh doanh bằng cách chống lại các biện pháp bảo mật của người sở hữu hợp pháp; tiết lộ, sử dụng thông tin thuộc bí mật kinh doanh mà không được phép của chủ sở hữu bí mật kinh doanh; vi phạm hợp đồng bảo mật hoặc lừa gạt, lợi dụng lòng tin của người có nghĩa vụ bảo mật nhằm tiếp cận, thu thập và làm lộ thông tin thuộc bí mật kinh doanh; tiếp cận, thu thập thông tin thuộc bí mật kinh doanh của người khác khi ngừời này làm thủ tục quy định của pháp luật liên quan đến kinh doanh, làm thủ tục lưu hành sản phẩm hoặc bằng cách chống lại các biện pháp bảo mật của cơ quan nhà nước hoặc sử dụng những thông tin đó nhằm mục đích kinh doanh, xin cấp giấy phép liên quan đến kinh doanh hoặc lưu hành sản phẩm.

Thứ nhất, thế nào là hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh

* Cách thức xác định hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh

Các câu hỏi chính để xác định hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh:
i)Thông tin đó có thực sự là thông tin bí mật hay không?
ii) Các biện pháp hợp lý đã được áp dụng để bảo mật hay không?

Để xác định hành vi xâm phạm quyền đối với bí mật kinh doanh, chủ sở hữu bí mật kinh doanh phải chỉ ra được những điều sau:
i) Hành vi xâm phạm được thực hiện bởi hoặc lợi thế cạnh tranh thu được của người/công ty đã sử dụng trái phép bí mật kinh doanh.
ii) Chủ sở hữu đã thực hiện các biện pháp hợp lý để bảo mật thông tin đó.
iii) Có hành vi sử dụng trái phép vì thông tin thu được đã đang được sử dụng hoặc bộc lộ theo cách vi phạm các tập quán thương mại trung thực.

* Các biện pháp bảo vệ bí mật kinh doanh

- Lệnh của tòa án cấm người đó trục lợi thêm từ hoặc sử dụng trái phép bí mật kinh doanh.
- Lệnh của tòa án yêu cầu bồi thường bằng tiền cho những thiệt hại, dựa trên các tổn thất thực tế được gây ra do việc sử dụng trái phép bí mật kinh doanh. (Ví dụ, làm mất lợi nhuận hoặc làm giàu bất chính).
- Lệnh tạm giữ của tòa án, dựa trên một vụ kiện dân sự mà có thể kèm theo việc điều tra cơ sở sản xuất của bên bị kiện nhằm thu thập bằng chứng để chứng minh hành vi sử dụng trái phép bí mật kinh doanh tại phiên tòa.
- Sự tịch thu có cảnh báo trước các hàng hóa chứa bí mật kinh doanh bị sử dụng trái phép, hay các sản phẩm có được từ việc sử dụng hay lạm dụng nó.
- Tòa án có thể ra lệnh tiêu hủy các sản phẩm được sản xuất bởi hành vi xâm phạm, và/hoặc phá hủy các thiết bị dùng để thực hiện các hành vi xâm phạm này.
- Một số nước cho phép áp dụng các biện pháp trừng phạt đối với hành vi cố ý tiếp tay cho việc trộm cắp bí mật kinh doanh.

Thứ hai, phương thức bảo vệ bí mật kinh doanh

Khi phát hiện có chủ thể “đánh cắp” hoặc bộc lộ trái phép bí mật kinh doanh của mình; chủ sở hữu bí mật kinh doanh có thể yêu cầu bên vi phạm chấm dứt hành vi và bồi thường thiệt hại là hậu quả của hành vi vi phạm; hoặc yêu cầu cơ quan Nhà nước có biện pháp xử lý như phạt tiền; tịch thu tang vật, phương tiện, khoản lợi nhuận có được do thực hiện hành vi pham… hay các biện pháp khác theo quy định của pháp luật về cạnh tranh và sở hữu trí tuệ.

Tuy nhiên, dù các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có áp dụng các biện pháp luật định để xử lý các hành vi xâm phạm đến bí mật kinh doanh; thì thiệt hại do hành vi vi phạm gây ra chưa chắc có thể khắc phục đầy đủ. Do đó, các chủ thể sở hữu bí mật kinh doanh phải có các biện pháp, chiến lược quản lý và bảo hộ bí mật kinh doanh thích hợp để không rơi vào tình trạng “mất bò mới lo làm chuồng”.

Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) có gợi ý cho các doanh nghiệp sở hữu bí mật kinh doanh 10 chiến lược bảo hộ cơ bản; bao gồm:
- Nhận dạng bí mật kinh doanh: các doanh nghiệp nên cân nhắc khi quyết định coi một thông tin là bí mật thương mại. Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải đánh giá các yếu tố như: phạm vi đã bộc lộ của thông tin; khả năng bảo mật thông tin; giá trị của thông tin đối với chính doanh nghiệp và các đối thủ cạnh tranh; độ khó để người khác thu thập và tiếp cận thông tin…
- Xây dựng chính sách bảo hộ: chính sách bảo hộ bí mật kinh doanh phải minh bạch, rõ ràng; phải có khả năng chứng minh được các cam kết bảo hộ có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp phải tiến hành thủ tục tố tụng…
- Giáo dục nhân viên: phải hạn chế được việc bộc lộ thông tin do vô ý; đào tạo nội bộ nhân viên từ khi mới vào về ý thức bảo mật thông tin; thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra vi phạm…
- Hạn chế tiếp cận: chỉ nên bộc lộ bí mật kinh doanh đối với những người cần phải biết thông tin đó; và hạn chế sự tiếp cận của từng nhân viên vào cơ sở dữ liệu thông tin cần bảo mật…
- Đánh dấu tài liệu: xây dựng hệ thông đánh dấu tư liệu thống nhất và nâng cao hiểu biết của nhân viên để tránh vô ý bộc lộ thông tin.
- Cách ly và bảo bộ về mặt vật lý: có thể thực hiện các biện pháp như nộp lưu có khóa riêng biệt; kiểm soát truy cập; xé nhỏ thông tin; kiểm tra giám sát thường xuyên
- Cách ly và bảo hộ dữ liệu điện tử: như kiểm soát truy cập; mã hóa, xây dựng tường lửa; giám sát kiểm tra dữ liệu đi và đến…
- Hạn chế sự tiếp cận của công chúng với cơ sở: kiểm tra việc ra vào của khách; tiến hành theo dõi di chuyển của khách trong công ty…
- Đối với các bên thứ ba: lập hợp đồng bảo mật, hạn chế tiếp cận chỉ theo nhu cầu cần phải biết…
- Cung cấp tự nguyện: chia sẻ theo mức độ để khai thác; hạn chế tiếp cận của những đối tượng được cung cấp; thiết lập hợp đồng bảo mật…

Tóm lại; khi lựa chọn phương thức bảo hộ cho một sản phẩm trí tuệ, các doanh nghiệp cần xác định và đánh giá đúng đối tượng cần bảo vệ để có thể đưa ra quyết định phù hợp. Đối với đối tượng có khả năng bị tìm ra khi áp dụng công nghệ ngược thì doanh nghiệp nên tiến hành đăng ký bảo hộ công khai với danh nghĩa là sáng chế/giải pháp hữu ích, thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn, hoặc kiểu dáng công nghiệp. Với các đối tượng còn lại, xét thấy việc giữ chúng ở trong vòng bí mật sẽ tạo ưu thế cạnh tranh hơn cho mình, doanh nghiệp nên bảo vệ dưới danh nghĩa bí mật kinh doanh bằng các biện pháp bảo mật và quản lý chặt chẽ.

Thứ ba, kiểm toán bí mật kinh doanh

Các bước cơ bản tiến hành kiểm toán bí mật kinh doanh bao gồm:

i) Nhận biết bí mật kinh doanh quan trọng: Làm việc với các bộ phận nghiên cứu và triển khai, sản xuất, hệ thống quản lý thông tin, bán hàng và tiếp thị, và nguồn nhân lực; so sánh lợi thế của công ty bạn về quy trình sản xuất, thành phần nguyên liệu thô, quản lý thông tin, giao dịch với khách hàng, v.v. với đối thủ cạnh tranh.
ii) Xác minh tình trạng pháp lý của công ty đối với bí mật kinh doanh: Làm việc với các bộ phận pháp lý và quản lý nhân sự để xác định việc phân công nhiệm vụ của nhân viên, chuyên gia tư vấn hoặc của những người tiền nhiệm có liên quan khác đã hoàn thành hay chưa.
iii) Xác minh rằng các thủ tục bảo mật được tuân thủ: Làm việc với bộ phận an ninh, nhân sự và các phòng ban có trách nhiệm bảo vệ bí mật kinh doanh.
iv) Xác minh rằng nhân viên, chuyên gia tư vấn, đại lý bán hàng, khách hàng và những người có liên quan khác không tiết lộ bí mật kinh doanh của bên thứ ba: Làm việc với bộ phận quản lý nhân sự để xác định xem các nhân viên mới và chuyên gia tư vấn có đồng ý bằng văn bản việc không bộc lộ thông tin bí mật của các công ty cũ hay không; làm việc với các bộ phận pháp lý, mua hàng, bán hàng và tiếp thị, nghiên cứu và triển khai, quản lý thông tin và sản xuất về các hợp đồng với bên thứ ba khác.

Luật gia Bùi Thị Phượng - Phòng Sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn 1900 6198, tổng hợp.

Khuyến nghị:
  1. Bài viết nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn.