Xây dựng bí mật kinh doanh - Các bước xây dựng cơ bản (Bài 1)

Các đối thủ cạnh tranh thường tìm ra cách thức để tiếp cận những bí mật kinh doanh theo nhiều cách khác nhau (như mua chuộc hay thuê lại các nhân viên chủ chốt,...). Một công ty thành công phải chú ý đến việc bảo vệ tài sản và thông tin bí mật của mình.

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, để đáp ứng nhu cầu và mong muốn mới ngày càng gia tăng của khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng, cần phải tạo ra các loại hàng hóa và dịch vụ mới hoặc cải tiến. Đối với một doanh nghiệp đang hoạt động hay một doanh nghiệp mới, muốn tồn tại, phát triển và đứng vững trong môi trường này, cần phải có đủ năng lực tự tạo ra hay tiếp nhận được các thông tin hữu ích cần thiết để tạo ra và cung cấp các hàng hóa và dịch vụ mới hoặc cải tiến ra thị trường. Những thông tin hữu ích như vậy chính là “bí mật kinh doanh” (hay còn được gọi là “bí mật thương mại”).

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Các đối thủ cạnh tranh thường tìm ra cách thức để tiếp cận những thông tin này theo cách dễ dàng, chẳng hạn như mua chuộc hay chỉ là thuê lại các nhân viên chủ chốt của bạn - những người đã tạo ra hoặc được phép tiếp cận những thông tin bí mật và hữu ích mà đang mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn. Để ngăn chặn sự suy giảm hay mất đi lợi thế cạnh tranh do những thông tin này đem lại, một công ty thành công phải bảo vệ tài sản hay thông tin bí mật của mình.

Quá trình quản lý và bảo hộ bí mật kinh doanh phải tuân theo một quy trình nhất định. Cụ thể như sau:

Một là xây dựng một hệ thống phù hợp để nhận biết các bí mật kinh doanh

Việc nhận biết và phân loại các bí mật kinh doanh là một điều kiện tiên quyết để bắt đầu một Chương trình bảo vệ bí mật kinh doanh. Các bước thực hiện để bảo vệ bí mật kinh doanh của bạn phải được quyết định bởi bản chất của chính những bí mật đó.

i) Các câu hỏi cơ bản:
- Những thông tin nào có thể làm tổn hại công việc kinh doanh của bạn nếu đối thủ cạnh tranh có được thông tin này?
- Mức độ tổn hại sẽ đến đâu?

ii) Các câu hỏi có liên quan:
- Bạn có nhân viên chuyên trách để lưu trữ, bảo mật dữ liệu hoặc bảo quản các bí mật kinh doanh hay không?

Hãy lập một danh mục bằng văn bản về những thông tin sẽ được bảo vệ và phân chúng thành các nhóm khác nhau, tùy thuộc vào giá trị của nó đối với doanh nghiệp và các biện pháp bảo vệ cần được áp dụng đối với từng thông tin.

Hai là xây dựng chính sách an ninh thông tin, bao gồm chính sách bảo vệ bí mật kinh doanh

Chính sách an ninh thông tin bao gồm các hệ thống và quy trình được thiết kế nhằm bảo vệ các tài sản thông tin nhằm tránh bộc lộ những thông tin đó cho bất kỳ người hoặc tổ chức nào mà không có quyền truy cập thông tin đó, đặc biệt là thông tin được coi là nhạy cảm, độc quyền, bí mật hoặc được phân loại (như trong lĩnh vực quốc phòng).

i) Điều quan trọng là phải có chính sách bảo vệ an ninh thông tin hoặc bí mật kinh doanh bằng văn bản. Chính sách bằng văn bản cần quy định rõ về tất cả các vấn đề sau:
- Lý do và cách thức phải bảo vệ thông tin;
- Sách thức bộc lộ và chia sẻ thông tin nội bộ hoặc với bên ngoài;
- Cam kết của doanh nghiệp để bảo vệ bí mật kinh doanh bởi chính sách này sẽ đóng vai trò quan trọng trong trường hợp không thể tránh khỏi tranh chấp.

ii) An ninh thông tin có thể được thực hiện ở các cấp độ khác nhau như sau:
- Kiểm soát thủ công;
- Kiểm soát hành chính;
- Kiểm soát kỹ thuật.

Ba là giáo dục tất cả nhân viên về các vấn đề liên quan đến an ninh thông tin

- Luôn luôn thuê nhân viên vì họ có kiến thức và kỹ năng phù hợp chứ không phải là vì họ đã tiếp cận được bí mật kinh doanh của doanh nghiệp cũ.
- Tất cả các nhân viên phải biết rằng họ đã hiểu chính sách và rằng họ đồng ý tuân thủ chính sách đó. Nhắc lại chính sách đó một cách định kì.
- Tránh thuê người bị ràng buộc bởi một thỏa thuận không cạnh tranh. Nếu buộc phải làm việc này thì hãy xin tư vấn của luật sư độc lập và có chuyên môn phù hợp.
- Tránh việc phải bồi thường cho một nhân viên mới - người mà đang bị ràng buộc bởi một hợp đồng không cạnh tranh với doanh nghiệp cũ, vì nếu làm như vậy sẽ làm tăng nghi ngờ về những hành vi sai trái và có thể làm phát sinh nghĩa vụ tài chính nếu việc làm sai trái đó bị chứng minh trước tòa.
- Nhắc nhở nhân viên của bạn không được bộc lộ bí mật kinh doanh cho cá nhân hoặc tổ chức không được phép biết và tuân thủ các thủ tục an ninh bằng cách thông báo, các bản ghi nhớ, e-mail, bản tin,...
- Việc thuê nhiều hơn một nhân viên của đối thủ cạnh tranh sẽ làm gia tăng nghi ngờ về hành vi sai trái, do đó nên tránh làm việc này.

Bốn là tầm quan trọng của việc cẩn trọng khi thuê nhân viên của đối thủ cạnh tranh

- Giáo dục và đào tạo nhân viên về chính sách an ninh thông tin.
- Biến mọi nhân viên thành nhân viên bảo mật.
- Mỗi nhân viên phải góp phần tạo ra một môi trường an toàn.
- Ngăn chặn việc bộc lộ vô ý có thể xảy ra do sự thiếu hiểu biết.
- Các nhân viên cần được huấn luyện để nhận biết và bảo vệ bí mật kinh doanh đúng cách.

* Đối với nhân viên thôi việc:

Hãy làm cho nhân viên thôi việc của công ty nhận thức được nghĩa vụ của họ đối với công ty cũ bằng cách thực hiện các cuộc nói chuyện trước khi họ ra đi, trong đó tập trung vào các vấn đề liên quan đến bảo mật, bí mật kinh doanh,...

Nếu cần thiết hoặc mong muốn, công ty có thể yêu cầu họ ký thỏa thuận bảo mật mới hoặc cập nhật. Bạn cũng có thể viết thư cho doanh nghiệp mới của họ thông báo về các vấn đề liên quan đến bí mật kinh doanh để nhân viên nghỉ việc đó không bị chủ doanh nghiệp mới phân công vào các dự án hoặc hoạt động mà không hoặc khó có thể tránh khỏi việc bộc lộ bí mật kinh doanh của bạn.

Năm là đưa các giới hạn hợp lý vào tất cả các hợp đồng

Việc ký kết hợp đồng bảo mật hay không tiết lộ phù hợp với các nhân viên, nhà cung cấp, nhà thầu, đối tác kinh doanh có vai trò to lớn trong việc giữ thông tin không bị tiết lộ cho đối thủ cạnh tranh.

Các điều khoản không phân tích: Hãy đưa các điều khoản không phân tích vào hợp đồng chuyển giao bí mật kinh doanh để Bên kia chấp nhận không phân tích tài liệu hoặc mẫu bất kỳ được cung cấp theo hợp đồng nhằm mục đích xác định các thành phần, đặc tính, đặc điểm hoặc chi tiết kỹ thuật, trừ khi được phép bằng văn bản của người đại diện được ủy quyền hợp pháp của công ty bạn.

Các điều khoản không tấn công, không tuyển dụng hoặc không xúi giục: Điều khoản về không tấn công, không tuyển dụng hoặc không xúi giục trong hợp đồng lao động sẽ cấm nhân viên nghỉ việc gạ gẫm đồng nghiệp rời khỏi công ty cùng người đó để làm việc cho một doanh nghiệp khác hoặc thành lập một doanh nghiệp cạnh tranh mới.

(Còn tiếp ...)

Luật gia Bùi Thị Phượng - Phòng Sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn 1900 6198, tổng hợp.

Khuyến nghị:
  1. Bài viết nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn.