Thủ tục làm lại con dấu doanh nghiệp do bị mất

Khi bị mất con dấu công ty, doanh nghiệp phải trình báo bằng văn bản cho Công an xã, phường nơi xảy ra mất con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu công ty

Đối với doanh nghiệp, các giấy tờ giao dịch, hợp đồng chỉ có giá trị pháp lý khi có con dấu của doanh nghiệp được đóng lên trên các văn bản đó. Vì vậy con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,...

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Con dấu được dùng để thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Điều này có nghĩa rằng đối với doanh nghiệp, các giấy tờ giao dịch, hợp đồng chỉ có giá trị pháp lý khi có con dấu của doanh nghiệp được đóng lên trên các văn bản đó. Vì vậy con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,...

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp

Theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau. Nội dung con dấu phải thể hiện thông tin: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ Điều 15 nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014, theo đó, con dấu doanh nghiệp được quản lý và sử dụng như sau:

Một là, các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Hai là, trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Như vậy, quá trình hoạt động kinh doanh, khi bị mất con dấu doanh nghiệp cần phải báo với Công an xã, phường nơi xảy ra mất dấu và cơ quan chủ quản

Thủ tục khắc lại con dấu của doanh nghiệp khi bị mất

Thứ nhất, trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015, việc cấp lại con dấu mới của công ty thực hiện theo các bước sau:

1- Khi bị mất con dấu công ty, doanh nghiệp phải trình báo bằng văn bản cho Công an xã, phường nơi xảy ra mất con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu công ty. Công an xã, phường nơi mất con dấu sẽ xác nhận về việc trình báo mất con dấu của doanh nghiệp.

2- Sau khi có xác nhận của Công an xã, phường nơi mất con dấu, doanh nghiệp làm đơn đề nghị gửi lên Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, trình bày cụ thể lý do mất con dấu và đề nghị cấp lại con dấu mới.

Nếu con dấu công ty do Cơ quan Trung Ương cấp phép thì thủ tục cấp mới con dấu tại Cục cảnh sát quản lý hành chính và trật tự xã hội Bộ Công An tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương. Khi Sở kế hoạch và đầu tư cấp giấy xác nhận có thể khắc dấu mới cho doanh nghiệp, thì doanh nghiệp liên hệ với cơ sở khắc dấu để khắc con dấu công ty và công bố mẫu dấu mới công ty.

Sau khi khắc dấu mới, doanh nghiệp lập thông báo sử dụng con dấu mới của doanh nghiệp gửi lên Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thực hiện đăng tải mẫu con dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015

Khi xảy ra mất dấu, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo bằng văn bản và xin xác nhận của cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu.

Ngay sau đó, để được cấp lại, doanh nghiệp phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị Đơn vị khắc dấu khắc lại con dấu.

Hồ sơ bao gồm:

- Công văn đề nghị khắc lại con dấu.

- Biên bản họp của Đại hội cổ đông đối với công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên.

Sau khi có con dấu mới, doanh nghiệp thực hiện thông báo thay đổi mẫu con dấu lên Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thực hiện đăng tải mẫu con dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Luật gia Nguyễn Thị Tâm - Phòng tư vấn doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn 1900 6198, sưu tầm, tổng hợp.

Khuyến nghị:

  1. Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị đây chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn.