Thành lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, những điểm cần lưu ý

Địa điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Hỏi: Chúng tôi là công ty cổ phần chuyên kinh doanh thực phẩm tại Hà Nội (có 03 cổ đông). Nhận thấy nhu cầu và tiềm năng thị trường trong lĩnh vực này đang rất tốt, các cổ đông đã họp, thống nhất lập thêm từ 05 đến 10 địa điểm kinh doanh mới trong năm nay. Đề nghị luật sư tư vấn: (i) Những điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thành lập địa điểm kinh doanh mới? (ii) Khi thành lập địa điểm kinh doanh mới thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì? Thủ tục đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh thế nào? (Hoàng Mai - Hà Nội)
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Luật gia Nguyễn Thị Bích Phượng - Phòng Tư vấn doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest - trả lời:

Liên quan tới câu hỏi của anh (chị), chúng tôi có một số ý kiến tư vấn sơ bộ như sau:

Một là, quy định của pháp luật doanh nghiệp về địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.


Các quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 về địa điểm kinh doanh, đó là:

- Tên doanh nghiệp: "2- Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành. 3- Căn cứ vào quy định tại Điều này và các Điều 39, 40 và 42 của Luật này, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp" (khoản 2, khoản 3 Điều 38).

- Tên địa điểm kinh doanh: "1- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.... 3- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành" (khoản 1, khoản 3
Điều 41).

- Quy định về chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp: "1- Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. 2- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. 3- Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể" (Điều 45).

- Công bố thông tin bất thường: "1. Công ty phải công bố trên trang thông tin điện tử và ấn phẩm (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở chính và địa điểm kinh doanh của công ty về các thông tin bất thường trong thời hạn 36 giờ, kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau đây: (a) Tài khoản của công ty tại ngân hàng bị phong tỏa hoặc được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong tỏa; (b) Tạm ngừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh; bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập hoặc giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến kinh doanh của công ty; (c) Sửa đổi, bổ sung nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bất kỳ giấy phép, giấy chứng nhận khác có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; (d) Thay đổi người quản lý công ty, gồm thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Trưởng Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên, Kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán; (đ) Có quyết định kỷ luật, khởi tố, có bản án, quyết định của Tòa án đối với một trong số các người quản lý doanh nghiệp; (e) Có kết luận của cơ quan thanh tra hoặc của cơ quan quản lý thuế về việc vi phạm pháp luật của doanh nghiệp; (g) Có quyết định thay đổi tổ chức kiểm toán độc lập, hoặc bị từ chối kiểm toán báo cáo tài chính; (h) Có quyết định, thành lập, giải thể, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi công ty con; quyết định đầu tư, giảm vốn hoặc thoái vốn đầu tư tại các công ty khác" (khoản 1 Điều 109).

Ngoài ra, doanh nghiệp cần nắm được một số quy định của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14/09/2015 về đăng ký doanh nghiệp
về địa điểm kinh doanh:

- Mã số của địa điểm kinh doanh: "Mã số của địa điểm kinh doanh là mã số gồm 5 chữ số được cấp theo số thứ tự từ 00001 đến 99999. Mã số này không phải là mã số thuế của địa điểm kinh doanh" (khoản 6 Điều 8).

- Tên địa điểm kinh doanh: "Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ công ty, doanh nghiệp" (khoản 3 Điều 20).

- Quy định về thông báo lập địa điểm kinh doanh và trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh:

"2- Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Nội dung thông báo gồm: (a) Mã số doanh nghiệp; (b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chi nhánh đặt trụ sở); (c) Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh; (d) Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh; (đ) Họ, tên, nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu địa điểm kinh doanh; (e) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc họ, tên, chữ ký của người đứng đầu chi nhánh đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

3- Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh"
(khoản 2, khoản 3 Điều 33).

Hai là, những lưu ý về quy định về "địa điểm kinh doanh" theo quy định của pháp luật doanh nghiệp.


"Địa điểm kinh doanh" theo quy định của pháp luật doanh nghiệp có một số điểm cần lưu ý, đó là:

- Luật Doanh nghiệp năm 2014 phân biệt rõ sự khác biệt giữa "trụ sở chính" và "địa điểm kinh doanh".
Trong khi đó, Luật Doanh nghiệp năm 2005 coi "trụ sở chính" là một "địa điểm kinh doanh" của doanh nghiệp, do đó đã "thêm" quy định: "Địa điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính" (khoản 3 Điều 37). Chính vì thay đổi cơ bản này, trước ngày 01/07/2015 (trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành) địa điểm kinh doanh được cấp trong 01 (một) nội dung của đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, thì kể từ ngày 01/07/2015, "địa điểm kinh doanh" được cấp bởi một Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh riêng song song với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Ưu điểm của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là có thực hiện chức năng kinh doanh. Tuy nhiên, địa điểm kinh doanh không được quyền được đăng ký con dấu riêng và phải kê khai thuế phụ thuộc công ty mẹ.

- Địa điểm kinh doanh có một hạn chế so với chi nhánh, văn phòng đại diện đó là chỉ được lập tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.

- Địa điểm kinh doanh phù hợp đối với các doanh nghiệp muốn thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh tại nhiều địa điểm khác nhau trong cùng tỉnh/thành phố nhưng vẫn thực hiện việc kê khai thuế phụ thuộc công ty mẹ. Đồng thời, do có phát sinh doanh thu hoạt động kinh doanh, địa điểm kinh doanh cũng phải nộp thuế môn bài cho hoạt động kinh doanh của mình (mức thuế môn bài áp dụng cho 01 địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp là 1.000.000 đồng (một triệu đồng) cho 01 năm tài chính hoạt động.

Ba là, quy định về hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh.

Hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh khá đơn giản. Trường hợp bình thường, hồ sơ chỉ gồm 03 (ba) loại giấy tờ, đó là:

- Thông báo lập địa điểm kinh doanh (Theo mẫu). Lưu ý: Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ cuả chi nhánh, văn phòng đại diện thì địa chỉ đăng ký địa điểm kinh doanh cũng không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê địa điểm đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh có thể phải cung cấp thêm các tài liệu kèm theo là: (i) Hợp đồng thuê văn phòng, (ii) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê; (iii) Bản sao Giấy CMND, thẻ căn cước, hộ khẩu của bên cho thuê;

- Giấy CMND, hộ chiếu, thẻ căn cước của người đứng đầu địa điểm kinh doanh;

- Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (để đối chiếu).

Bốn là, về cơ quan tiếp nhận hồ sơ và thụ lý giải quyết, thời hạn cấp Giấy chứng nhận thành lập địa điểm kinh doanh.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Thời hạn hoàn thành thủ tục cấp Giấy chứng nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh là:
03 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.

Khuyến nghị:
  1. Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, hoặc E-mail: info@everest.net.vn, info@luatviet.net.vn.
  2. Nội dung bài tư vấn pháp luật doanh nghiệp mà Công ty Luật TNHH Everest cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.
  3. Tại thời điểm quý Vị đọc bài viết này, các điều luật chúng tôi viện dẫn có thể đã hết hiệu lực, hoặc đã được sửa đổi, bổ sung; các thông tin trong tình huống là cá biệt. Do đó, chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm.