Quy định về hội đồng quản trị của công ty cổ phần?

Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị.

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị chỉ có trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Thứ nhất, về thành viên Hội đồng quản trị:

Một là, Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị.

Hai là, nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên độc lập Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Số lượng, thời hạn cụ thể của nhiệm kỳ, số thành viên Hội đồng quản trị phải thường trú ở Việt Nam do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp tất cả thành viên Hội đồng quản trị cùng kết thúc nhiệm kỳ thì các thành viên đó tiếp tục là thành viên Hội đồng quản trị cho đến khi có thành viên mới được bầu thay thế và tiếp quản công việc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Trường hợp công ty cổ phần được tổ chức quản lý theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 134 Luật Doanh nghiệp 2014 (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty ) thì các giấy tờ, giao dịch của công ty phải ghi rõ “thành viên độc lập” trước họ, tên của thành viên Hội đồng quản trị tương ứng.
Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên độc lập Hội đồng quản trị.

Ba là, cơ cấu, tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên Hội đồng quản trị
"1- Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:a- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng không được quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 18 của Luật này; b- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác. c- Thành viên Hội đồng quản trị công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của công ty khác. d- Đối với công ty con mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ thì thành viên Hội đồng quản trị không được là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty; không được là người có liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ. 2- Thành viên độc lập Hội đồng quản trị theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 134 của Luật này có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác: a- Không phải là người đang làm việc cho công ty, công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho công ty, công ty con của công ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó. b- Không phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ cấp mà thành viên Hội đồng quản trị được hưởng theo quy định; c- Không phải là người có vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty; d- Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 1% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty; đ- Không phải là người đã từng làm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của công ty ít nhất trong 05 năm liền trước đó. 3- Thành viên độc lập Hội đồng quản trị phải thông báo với Hội đồng quản trị về việc không còn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 Điều này và đương nhiên không còn là thành viên độc lập Hội đồng quản trị kể từ ngày không đáp ứng đủ điều kiện. Hội đồng quản trị phải thông báo trường hợp thành viên độc lập Hội đồng quản trị không còn đáp ứng đủ điều kiện tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông gần nhất hoặc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên độc lập Hội đồng quản trị đó trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày nhận được thông báo của thành viên độc lập Hội đồng quản trị có liên quan." (Điều 151 Luật Doanh nghiệp năm 2014)

Thứ hai, chủ tịch Hội đồng quản trị:

"1- Hội đồng quản trị bầu một thành viên của Hội đồng quản trị làm Chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và Điều lệ công ty, pháp luật về chứng khoán không có quy định khác. 2- Công ty cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% tổng số phiếu biểu quyết thì Chủ tịch Hội đồng quản trị không được kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. 3- Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau đây: a- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị; b- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị; c- Tổ chức việc thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị; d- Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị; đ- Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, cuộc họp Hội đồng quản trị; e- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty. 4- Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số. 5- Khi xét thấy cần thiết, Chủ tịch Hội đồng quản trị tuyển dụng thư ký công ty để hỗ trợ Hội đồng quản trị và Chủ tịch Hội đồng quản trị thực hiện các nghĩa vụ thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Thư ký công ty có các quyền và nghĩa vụ sau đây: a- Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp; b- Hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao; c- Hỗ trợ Hội đồng quản trị trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty; d- Hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông; đ- Hỗ trợ công ty trong việc tuân thủ đúng các nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính; e- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ công ty. 6- Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể bị bãi miễn theo quyết định của Hội đồng quản trị."

Như thế, giám đốc, tổng giám đốc không thể kiêm nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị. Kiêm nhiệm chỉ khi một người đã là chủ tịch hội đồng quản trị thì có thể kiêm một trong hai chức danh: Giám đốc hoặc tổng giám đốc.Bổ nhiệm giám đốc do hội đồng quản trị họp và ra quyết định bổ nhiệm một người làm giám đốc. Người đứng thay mặt hội đồng quản trị ký quyết định bổ nhiệm là chủ tịch hội đồng quản trị trong công ty cổ phần.

Thứ ba, cuộc họp Hội đồng quản trị

Thủ tục, điều kiện tiến hành, tỷ lệ thông qua, việc ủy quyền, ký kết văn bản,… là những vấn đề doanh nghiệp cần phải lưu ý để tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị đúng theo quy định của pháp luật.

Một là, trách nhiệm tổ chức và thực hiện: Chủ tịch Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đối với việc tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị.

Hai là, thời gian tổ chức: Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc họp bất thường. Cuộc họp định kỳ của Hội đồng quản trị do Chủ tịch triệu tập bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết, tuy nhiên mỗi quý phải họp ít nhất 1 lần.

Tổ chức cuộc họp theo những trường hợp khác: Ngoài cuộc họp định kỳ, cuộc họp Hội đồng quản trị cũng có thể được tổ chức trong các trường hợp sau:

Trường hợp nhằm mục đích bầu Chủ tịch thì trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó, cuộc họp phải được tiến hành. Người triệu tập cuộc họp là thành viên có số phiếu bầu cao nhất. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên với số phiếu bầu cao nhất ngang nhau thì các thành viên sẽ bầu theo nguyên tắc đa số chọn ra một người trong số họ để triệu tập cuộc họp.

Khi có văn bản đề nghị tổ chức cuộc họp từ Ban kiểm soát; của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 5 người quản lý khác hoặc ít nhất 2 thành viên Hội đồng quản trị, hoặc trong các trường hợp khác quy định tại Điều lệ, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Nếu không triệu tập cuộc họp theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại xảy ra, đồng thời, người đề nghị họp có quyền triệu tập cuộc họp thay thế cho Hội đồng quản trị.

Thông báo mời họp: Phải được gửi bằng bưu điện, fax, e-mail hoặc phương tiện khác chậm nhất 5 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian, địa điểm, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định, kèm theo tài liệu sử dụng và phiếu biểu quyết. Địa chỉ người nhận là địa chỉ đã được đăng ký tại công ty. Ngoài thành viên Hội đồng quản trị thì thông báo mời họp cũng phải gửi đến Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Tuy nhiên, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không phải là thành viên Hội đồng quản trị vẫn có quyền dự các cuộc họp và có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

Điều kiện tiến hành: Cuộc họp Hội đồng quản trị theo giấy triệu tập lần thứ nhất được tiến hành khi có từ ¾ tổng số thành viên trở lên dự họp. Thành viên không trực tiếp dự họp có quyền biểu quyết thông qua hình thức bỏ phiếu bằng văn bản. Nếu lần triệu tập thứ nhất không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trong trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn ½ số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Thông qua quyết định: Quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận. Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng sẽ thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Ủy quyền: Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng quản trị và được phép ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận.

Biên bản cuộc họp: Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải ghi vào sổ biên bản được lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Địa điểm: Hội đồng quản trị có thể họp tại trụ sở chính của công ty hoặc ở nơi khác không phải là trụ sở chính của công ty.

Luật gia Nguyễn Thị Hoài Thương - Phòng tư vấn doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn 1900 6198, tổng hợp.

Khuyến nghị:
  1. Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị đây chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn.