Những nội dung cần lưu ý trong soạn thảo hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại là khởi nguyên của các quan hệ thương mại, thế nhưng các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa nhận thức đúng đắn về hợp đồng, dẫn tới việc soạn thảo hợp đồng rất sơ sài, tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Chính vì các Doanh nghiệp chưa nhận thức đúng về giá trị của hợp đồng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tập quán giao thương của người Việt chủ yếu dựa trên chữ tín, trọng tình hơn trọng lý, mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, mang tính chất nông nghiệp, thiếu sự cẩn trọng trong các vấn đề pháp lý, dẫn tới việc soạn thảo các hợp đồng sơ sài, lỏng lẻo, thực hiện hợp đồng khó khăn, dễ xảy ra tranh chấp, khi xảy ra tranh chấp dễ thua thiệt, hoặc bị thiệt hại.

Vậy cần soạn thảo hợp đồng như thế nào cho phù hợp với pháp luật hiện hành?

Một số nội dung cần xác định chính xác khi soạn thảo hợp đồng

Những nội dung quan trọng đầu tiên cần chú ý khi soạn thảo hợp đồng bao gồm tư tên văn bản thỏa thuận (đó có thể là Hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại/hợp đồng nguyên tắc/hợp đồng hợp tác... hoặc theo quy định trong văn bản pháp luật chuyên ngành (nếu có)); căn cứ pháp luật điều chỉnh lĩnh vực giao kết hợp đồng, đối tượng của hợp đồng; tư cách chủ thể; ký kết hợp đồng và ủy quyền ký kết hợp đồng; về hiệu lực của hợp đồng; hình thức của hợp đồng...

Hình thức hợp đồng

Ở đây chúng ta đang nói tới hợp đồng thương mại chứ không phải là những hợp đồng dân sự thông thường giữa các cá nhân. Hợp đồng thương mại là sự giao kết hợp đồng giữa các bên mà tối thiểu một trong các bên là pháp nhân, giao kết hợp đồng với mục đích thương mại, chứ không phải là tên gọi của một loại hợp đồng.
Hợp đồng có thể được giao kết bằng văn bản, lời nói, thư điện tử, fax, và các hình thức khác tương đương. Tuy nhiên, hình thức của hợp đồng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành, tuy nhiên trong lĩnh vực kinh doanh, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp hợp đồng nên lập dưới dạng văn bản rõ ràng, xác định.

Tên gọi của hợp đồng

Các doanh nghiệp thường sử dụng mẫu hợp đồng có sẵn trên mạng, những mẫu hợp đồng này thường không kịp thời cập nhật các quy định pháp luật hiện hành, áp dụng các văn bản cũ như Bộ luật dân sự 2005; hay thậm chí là Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989; ...

Tên gọi của hợp đồng thường dựa vào đối tượng của hợp đồng, loại hợp đồng (hợp đồng mua bán, hay cung ứng dịch vụ, đầu tư/hợp tác...) và các văn bản pháp luật chung, pháp luật chuyên ngành như:
  • Hợp đồng mua bán hàng hóa (Điều 24 Luật Thương mại 2005) có thể dùng trong hoạt động mua-bán của doanh nghiệp và đối tượng của hợp đồng là hàng hóa.
  • Hợp đồng dịch vụ/ hoặc Hợp đồng cung ứng dịch vụ (Điều 74 Luật Thương mại 2005;) đối với trường hợp doanh nghiệp cung ứng dịch vụ cho khách hàng (khách hàng có thể là cá nhân/pháp nhân/tổ chức).
  • Hợp đồng đầu tư;
  • Hợp đồng xúc tiến thương mại;
  • Hợp đồng dịch vụ quảng cáo thương mại (Điều 110 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng dịch vụ trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ (Điều 124 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại (Điều 140 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng đại diện cho thương nhân (Điều 142 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng uỷ thác ((Điều 159 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng đại lý (Điều 168 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng gia công (Điều 179 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng dịch vụ tổ chức đấu giá hàng hoá (Điều 193 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng dịch vụ quá cảnh (Điều 251 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng cho thuê hàng hoá (Điều 274 Luật Thương mại 2005),
  • Hợp đồng nhượng quyền thương mại (Điều 285 Luật Thương mại 2005)
  • Hợp đồng vận chuyển,
Tùy theo đối tượng hoặc nội dung giao kết, doanh nghiệp nên đặt tên phù hợp và dễ hiểu, tránh dài dòng và gây nhầm lẫn.

Căn cứ pháp luật

Căn cứ pháp luật trong được ghi nhận trong hợp đồng là cơ sở để hai bên căn chiếu, điều chỉnh và thỏa thuận, giao kết hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật. Chính vì vậy, cần xác định rõ các văn bản quy phạm còn hay đã hết hiệu lực, có hay không có pháp luật chuyên ngành điều chỉnh lĩnh vực giao kết hợp đồng, từ đó xác định các thỏa thuận có phù hợp với quy định đó hay không? về chế tài áp dụng với các trường hợp vi phạm...

Trên thực tế, rất nhiều hợp đồng ghi căn cứ các quy định pháp luật đã hết hiệu lực, hoặc không nghiên cứu kỹ, không cập nhật các quy định mới về lĩnh vực giao kết hợp đồng hay về đối tượng của hợp đồng, điều này thể hiện trình độ chuyên môn trong soạn thảo hợp đồng kém, thiếu hiểu biết, dẫn tới việc quy chiếu sai nội dung/tinh thần pháp luật gây rủi ro lớn cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện - điều này thường xảy ra trong các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Chủ thể, ký kết hợp đồng và ủy quyền ký kết hợp đồng

Trong soạn thảo hợp đồng, cần lưu ý tư cách chủ thể của hợp đồng, thông tin về chủ thể có đúng với hiện tại, đúng với thông tin được ghi nhận trong giấy phép thành lập, công nhận hay không? người đại diện theo pháp luật hiện tại là ai? đối với doanh nghiệp đã ... nếu có thành phần là cá nhân tham gia, cần xem xét về các thông tin được ghi nhận trong Giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu/hộ khẩu thường trú, giấy tạm trú...).

Trường hợp người ký kết hợp đồng không phải đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc Điều lệ của doanh nghiệp đó không ghi nhận thẩm quyền thì phải có sự ủy quyền ký kết hợp đồng, phải xem xét giá trị pháp lý của văn bản ký kết và phải gắn văn bản ủy quyền vào hợp đồng như một phần không tách rời của hợp đồng.


Những điều khoản cơ bản trong hợp đồng thương mại

Điều khoản định nghĩa

Trong những hợp đồng mang tính chất chuyên ngành, có những thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu, hoặc có nhiều nghĩa, dễ gây nhầm lẫn, hiểu lầm nếu không được được giải thích rõ ràng mà pháp luật chuyên ngành không có giải thích/định nghĩa, hoặc thậm chí không có văn bản pháp luật chuyên ngành điều chỉnh, hoặc do sự khác biệt văn hóa, vùng miền, hoặc có các ký hiệu viết tăt, thì điều khoản định nghĩa là rất cần thiết, đặc biệt đối với các hợp đồng ngoại thương, hợp đồng giám sát xây dưng, hợp đồng chuyển giao công nghệ.

Điều khoản định nghĩa là sự thống nhất cách hiểu về các thuật ngữ, từ viết tắt, nội dung được đề cập trong Hợp đồng để các bên đạt đến sự rõ ràng nhất định, tránh rủi ro trong vấn đề tranh chấp hợp đồng do cách hiểu khác nhau, đồng thời giúp cho cơ quan xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và có cách xử lý, phán quyết phù hợp, chính xác.

Điều khoản công việc (trong hợp đồng dịch vụ)

Điều khoản công việc chính là nội dung dịch vụ - đối tượng của hợp đồng dịch vụ. Nội dung điều khoản các công việc cần rõ ràng, từ cách thức thực hiện, quá trình thực hiện, trình độ chuyên môn của người cung cấp dịch vụ, kết quả công việc, tiêu chuẩn chất lượng của dịch vụ (nếu có)...

Nếu không chi tiết, rõ ràng, chất lượng của dịch vụ do bên cung cấp dịch vụ cung ứng có thể không đảm bảo yêu cầu của người sử dụng dịch vụ, dẫn đến tranh chấp, thiệt hại cho các bên.

Điều khoản đối tượng hàng hóa (trong hợp đồng mua bán hàng hóa)

Điều khoản đối tượng hàng hóa bao gồm: tên hàng hóa, các thông số kỹ thuật của hàng hóa, miêu tả hàng hóa, giá trị hàng hóa, chất lượng hàng hóa, nguồn gốc xuất xứ, tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa theo một hệ thống nhất định của nước sở tại hoặc thế giới... đây là những thông tin rất cần thiết để làm rõ đối tượng của hợp đồng, tương tự như điều khoản công việc trong hợp đồng dịch vụ.

Trong hợp đồng thương mại, các bên càng cụ thể, chi tiết các thông tin về hàng hóa, càng tránh được các rủi rõ trong thực hiện hợp đồng, đặc biệt, hàng hóa là đối tượng của hợp đồng phải đảm bảo không thuộc danh mục hàng hóa cấm kinh doanh.Đối với hàng hóa bị hạn chế kinh doanh, doanh nghiệp lưu ý các điều kiện đối với hàng hóa khi giao kết hợp đồng, các điều kiện theo quy định của pháp luật thường được quy định tại các văn bản:Luật thương mại 2005; Nghị định số: 59/NĐ-CP ngày 12/06/2006 về hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh và kinh doanh có điều kiện; Nghị định số:12/NĐ – CP ngày 23/01/2006 về mua bán, gia công, đại lý hàng hoá quốc tế; Thông tư số: 04/TT-BTM ngày 06/04/2006...

Điều khoản số lượng (trọng lượng)

Điều khoản số lượng hàng hóa là một trong các điều khoản cơ bản, đơn thuần nhưng quan trọng, thể hiện qua đơn vị tính, số lượng, thậm chí cả phương pháp xác định số lượng.
Đặc biệt trong các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, cần xác định rõ số lượng và cách thức xác định số lượng, độ dung sai, đơn vị đo lường bởi lý do hệ thống đo lường của các quốc gia có sự khác biệt, thậm chí nhiều hàng hóa có sự thay đổi đặc trưng, số lượng, thể tích do sự thay đổi thời tiết, các yếu tố khách quan.

Điều khoản giá cả

Trong điều khoản giá cả thì tối thiểu cần đề cập các nội dung: đơn giá, tổng giá trị (bằng chữ và bằng tiền), đồng tiền thanh toán.

Đơn giá có thể xác định giá cố định hoặc nếu không có giá cố định thì phải đưa ra cách xác định giá cả một cách thống nhất (nội dung này thường phụ thuộc vào thời hạn thực hiện hợp đồng và tính ổn định của hàng hóa trên thị trường).

Điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán bao gồm: đồng tiền thanh toán, thời gian thanh toán, phương thức thanh toán (trực tiếp, nhờ thu/tính dụng chứng từ LC), lộ trình thanh toán...

Việc sử dụng các phương thức thanh toán phụ thuộc vào giá trị hợp đồng, độ tin tưởng của các bên và các công tác nghiệp vụ của tổ chức tín dụng, ngân hàng... Phương thức tín dụng chứng từ thường sử dụng khá phổ biến trong hợp đồng thương mại quốc tế, rất thuận tiện cho bên mua và cả bên bán trong việc thanh toán/nhận tiền thanh toán. Bên cạnh phương thức thanh toán nhờ thu, còn có các phương thức thanh toán khác (được ghi nhận trong tập quán thanh toán quốc tế, doanh nghiệp có thể tham khảo UCP, URC)

Về đồng tiền thanh toán, thông thường đối với các hợp đồng mang tính thuần nội địa (tức là hợp đồng không có yếu tố nước ngoài) thì việc quy định đồng tiền thanh toán được sử dụng mặc định là tiền đồng Việt Nam theo quy định trong Pháp lệnh ngoại hối năm 2005 sửa đổi bổ sung năm 2013:

"Điều 22. Quy định hạn chế sử dụng ngoại hối
Trên lãnh thổ Việt Nam, mọi giao dịch, thanh toán, niêm yết, quảng cáo, báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng, thỏa thuận và các hình thức tương tự khác của người cư trú, người không cư trú không được thực hiện bằng ngoại hối, trừ các trường hợp được phép theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam"

Điều khoản phạt vi phạm

Trong điều khoản phạt vi phạm, các bên tự do lựa chọn chế tài được áp dụng đối với hành vi vi phạm hợp đồng, mang tính chất răn đe, phòng ngừa, trừng phạt đối với các bên.

Việc quy định điều khoản phạt vi phạm phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các bên, vào sự cân nhắc thấy sự cần thiết có điều khoản phạt vi phạm hay không. Điều khoản phạt vi phạm phải tuân thủ về mức phạt vi phạm được quy định trong Hợp đồng thương mại.Điều 301: “Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thoả thuận trong hợp đồng nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm”.

Nội dung điều khoản phạt vi phạm có thể bao gồm: mức phạt vi phạm, trường hợp phạt vi phạm, thời hạn thanh toán chi phí phạt vi phạm, thậm chí cả mức lãi suất đối với trường hợp chậm trả chi phí phạt vi phạm.

Một điều lưu ý nữa đối với điều khoản phạt vi phạm, đó là khi không thỏa thuận về điều khoản phạt vi phạm thì khi giải quyết tranh chấp, các bên sẽ không có cơ sở yêu cầu khoản phạt vi phạm.

Điều khoản bất khả kháng

Bất khả kháng là sự kiện pháp lý xảy ra ngoài ý chí chủ quan của các bên, sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng. Các sự kiện bất khả kháng đó có thể là các thiên tai, bão, lũ, chiến tranh, đình công...Khi một bên vi phạm hợp đồng do gặp sự kiện bất khả kháng thì pháp luật không buộc phải chịu trách nhiệm về tài sản (không bị phạt vi phạm, không phải bồi thường thiệt hại).

Tuy nhiên, cần xác định rõ ràng về bất khả kháng để tránh trường hợp bên vi phạm lợi dụng điều khoản bất khả kháng để thoái thác trách nhiệm, viện dẫn lý do chậm trễ thực hiện hợp đồng, bằng cách định nghĩa cụ thể sự kiện bất khả kháng là gì? và trách nhiệm thông báo cho bên còn lại khi gặp sự kiện bất khả kháng, trách nhiệm cung cấp chứng cứ chứng minh nguyên nhân vi phạm hợp đồng là do gặp sự kiện bất khả kháng, thậm chí cả trách nhiệm/nghĩa vụ ngăn chặn/hạn chế thiệt hại của các bên trong trường hợp bất khả kháng.

Điều khoản giải quyết tranh chấp

Điều khoản giải quyết tranh chấp là rất cần thiết trong quá trình giao kết hợp đồng. Việc thỏa thuận vào điều khoản giải quyết tranh chấp phải phù hợp với quy định pháp luật và phù hợp với điều kiện của hai bên.

Điều khoản giải quyết tranh chấp thường bao gồm các nội dung: Cơ quan được lựa chọn giải quyết tranh chấp, pháp luật nội dung được áp dụng giải quyết tranh chấp, quy định tố tụng được áp dụng để giải quyết tranh chấp...

Đối với trường hợp lựa chọn Tòa án để giải quyết tranh chấp, Tòa án sẽ xác định pháp luật tố tụng và pháp luật nội dung để giải quyết tranh chấp (phương thức giải quyết tranh chấp tại tòa án thường được lựa chọn để giải quyết các hợp đồng thương mại trong nước).

Đối với trường hợp lựa chọn Trọng tài để giải quyết tranh chấp, các bên có thể lựa chọn pháp luật tố tụng và pháp luật nội dung để giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, khi giao kết hợp đồng các bên trước hết cần ghi đầy đủ, chính xác thông tin về trung tâm trọng tài, hoặc theo quy định về điều khoản giải quyết tranh chấp do trung tâm trọng tài quy định, bởi vì điều khoản trọng tài rất có khả năng bị vô hiệu nếu không tuân thủ các quy định pháp luật trọng tài. Phương thức trọng tài thường được lựa chọn để giải quyết các hợp đồng thương mại quốc tế, có yếu tố nước ngoài.

Doanh nghiệp giao kết hợp đồng có yếu tố nước ngoài cần lưu ý đến các Điều ước quốc tế về hợp đồng thương mại mà Việt Nam là thành viên, hay các Điều ước quốc tế về giải quyết tranh chấp thương mại, hiệp định thương mại song phương, đa phương mà Việt Nam đã tham gia.

Tóm lại, việc giao kết hợp đồng dựa trên nguyên tắc tự do thỏa thuận, bình đẳng và thiện chí dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần nắm được những vấn đề pháp lý cơ bản và chuyên sâu trong lĩnh vực giao kết hợp đồng, để hạn chế rủi ro, tranh chấp, đảm bảo quyền lợi cho các bên. Việc này đòi hỏi mỗi bên phải thận trọng và có kỹ năng, trình độ nhất định trong soạn thảo, đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại.

Luật gia Nguyễn Liên - Phòng Dân sự - Thương mại của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198,tổng hợp.

Khuyến nghị:

  1. Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị đây chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn.