Khái niệm, vai trò người đại diện của công ty cổ phần tại Việt Nam
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Thứ nhất, khái niệm người đại diện của công ty cổ phần
Công ty với tư cách là một tổ chức có tư cách pháp nhân, một thực thể pháp lý độc lập, tự bản thân nó không thể hành động cho chính mình mà chỉ có thể hành động thông qua con người cụ thể - những người quản lý công ty. Cũng vì thế, công ty luôn cần có người đại diện trong giao dịch để xác lập và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Người đại diện theo pháp luật của công ty là người được thay mặt công ty thực hiện các giao dịch vì lợi ích của công ty với các đối tác, khách hàng và với cơ quan nhà nước. Công ty cổ phần là một pháp nhân nên “phải chịu trách nhiệm dân sự về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện nhân danh pháp nhân” (khoản 1 Điều 87 Bộ luật Dân sự năm 2015)
Pháp luật Việt Nam có sự phân biệt giữa đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền. Trước đây, với thuật ngữ “người đại diện” thì Bộ luật Dân sự năm 2005 và Luật Doanh nghiệp năm 2005 chưa làm rõ một tổ chức hay pháp nhân có thể làm người đại diện được không, vì quan niệm “người” có thể hiểu chỉ là cá nhân.Bộ luật Dân sự năm 2015 đã bổ sung một điểm mới: “Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân, pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, với quy định trên, pháp nhân có thể trở thành người đại diện theo ủy quyền của cá nhân hoặc pháp nhân khác, nhưng không thể là người đại diện theo pháp luật cho pháp nhân khác trong các giao dịch dân sự. Bởi lẽ, lý do chính để pháp nhân cần có người đại diện theo pháp luật là vì pháp nhân không thể tự mình hành động cho chính mình mà phải thông qua hành vi của con người cụ thể. Một điểm mới của Luật Doanh nghiệp năm 2014 là sự bổ sung tại Điều 13 về đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, từ đó, có thể định nghĩa người đại diện theo pháp luật (đại diện đương nhiên) của công ty cổ phần như sau: “Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là cá nhân đại diện cho công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của công ty, đại diện cho công ty với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.
Với khái niệm này, có thể chỉ ra một số đặc điểm cơ bản về người đại diện đương nhiên (đại diện theo pháp luật) của công ty cổ phần như sau: (i) Phải là cá nhân; (ii) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; (iii) Người đại diện theo pháp luật của công ty là người thay mặt công ty trong việc tổ chức nội bộ công ty và giao dịch với bên ngoài, do đó, để thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, pháp luật ràng buộc công ty phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú ở Việt Nam; trường hợp công ty chỉ một người đại diện theo pháp luật mà người này có xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; (iv) Người đại diện theo pháp luật của công ty hành động nhân danh công ty, thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý của công ty và vì lợi ích của công ty; (v) Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật được xác định theo quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, Điều lệ công ty, văn bản thỏa thuận giữa chủ sở hữu công ty với người đại diện hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với công ty thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nước.
Thứ hai, vai trò người đại diện trong công ty cổ phần
Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần luôn gắn liền với sự tồn tại của công ty. Trong quá trình hoạt động, bằng các thủ tục pháp lý, công ty có thể thay người đại diện theo pháp luật, nhưng người mới làm đại diện theo pháp luật cho công ty vẫn tiếp tục kế thừa việc tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ hợp pháp của công ty mà người đại diện trước đó đã và đang thực hiện. Nếu công ty muốn, hoặc buộc phải thay người đại diện theo pháp luật thì phải bằng một thủ tục pháp lý và thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, đồng thời công khai thông tin ấy trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Có thể nói, người đại diện theo pháp luật của công ty có vai trò quan trọng. Cụ thể:
Một là, người đại diện theo pháp luật của công ty là một trong các điều kiện pháp lý để công ty hoạt động bình thường
Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, ngay từ khi thành lập và đăng ký, doanh nghiệp phải đăng ký chức danh người đại diện theo pháp luật. Trừ những việc do Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị quyết định, các quyền và nghĩa vụ còn lại của công ty cổ phần sẽ do một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Do đó, pháp luật quy định trường hợp công ty chỉ có duy nhất một người đại diện nhưng người này xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền cho người khác thực hiện nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật, nếu người đại diện theo pháp luật duy nhất của công ty vắng mặt khỏi Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác đại diện hoặc trường hợp người đại diện theo pháp luật chết, mất tích, bị tạm giam, bị kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; từ chức hoặc bị bãi miễn thì công ty phải cử người đại diện khác.
Hai là, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần thay mặt công ty duy trì mối quan hệ với các chủ sở hữu công ty (cổ đông), với Nhà nước, khách hàng, đối tác, người lao động… của công ty
Công ty cổ phần là một thực thể được hình thành từ nguồn vốn của các cổ đông (chủ sở hữu). Quá trình hoạt động công ty không tồn tại đơn lẻ mà có sự liên kết và quan hệ mật thiết với các chủ thể khác như: Quan hệ với chủ sở hữu (kiểm soát hoạt động của công ty, phân phối lợi nhuận, quyết định phương án kinh doanh, phương án phân chia lỗ…); quan hệ với Nhà nước (quan hệ đăng ký kinh doanh, đóng thuế, tố tụng, nộp phạt…); quan hệ với khách hàng, các đối tác, người lao động, với chủ nợ và các con nợ của công ty. Các mối quan hệ này hết sức phức tạp. Để thiết lập và giữ mối quan hệ này thông suốt, công ty phải hình thành một bộ máy tổ chức chặt chẽ. Chẳng hạn như hội đồng quản trị, chủ tịch, giám đốc, kế toán, nhân sự, kinh doanh, pháp lý, quan hệ khách hàng… Các bộ phận này hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, đồng thời thông qua điều lệ nhằm thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của công ty với các đối tượng có liên quan. Những người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong phạm vi ủy quyền, chịu trách nhiệm trước người đại diện theo pháp luật và trước công ty về việc thực hiện các công việc được ủy quyền.
Ba là, người đại diện theo pháp luật của công ty nhân danh công ty để xác lập, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty
Công ty là một thực thể pháp lý có các quyền và nghĩa vụ trước pháp luật, có quyền tham gia các quan hệ pháp luật. Tuy nhiên, công ty không thể tự mình thực hiện được quyền và nghĩa vụ của mình, do vậy, người đại diện theo pháp luật của công ty có vai trò thay mặt công ty, nhân danh công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty. Người đại diện theo pháp luật cũng có thể ủy quyền cho người khác. Nhưng dù có ủy quyền thì trước pháp luật, trước công ty và chủ sở hữu công ty, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm cá nhân về nghĩa vụ đại diện theo pháp luật.
Bốn là, tổ chức thực hiện các trách nhiệm pháp lý của công ty
Bản thân công ty cổ phần là một pháp nhân thương mại, có thể chịu các trách nhiệm hành chính, lao động, dân sự và cả trách nhiệm hình sự[7] về các vi phạm của công ty do người đại diện theo pháp luật gây ra. Khi một công ty trong quá trình hoạt động có các hành vi vi phạm pháp luật (do hành vi của người đại diện theo pháp luật hoặc của những người khác trong công ty gây ra), chẳng hạn như gây ô nhiễm môi trường, vi phạm pháp luật về thời hạn nộp thuế… Lúc này, quyết định xử phạt ghi rõ chủ thể vi phạm là “công ty”, nghĩa vụ nộp phạt cũng là của công ty. Người đại diện theo pháp luật có nghĩa vụ tổ chức thực hiện quyết định xử phạt của cơ quan có thẩm quyền đối với công ty mà mình đang thực hiện nghĩa vụ đại diện theo pháp luật, đồng thời, công ty cũng sẽ quy trách nhiệm cá nhân đối với người có hành vi để xảy ra vi phạm gây thiệt hại cho công ty.
Thứ ba, các yếu tố cấu thành quan hệ pháp luật đại diện trong công ty cổ phần
Quan hệ pháp luật đại diện là quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện xuất hiện do nhu cầu của các bên dưới sự điều chỉnh của pháp luật. Các yếu tố cấu thành quan hệ pháp luật đại diện trong công ty cổ phần bao gồm:
Một là, chủ thể của quan hệ pháp luật đại diện
Chủ thể của quan hệ pháp luật đại diện bao gồm: Người đại diện và người được đại diện.
- Người đại diện là người nhân danh người được đại diện xác lập quan hệ với người thứ ba, vì lợi ích của người được đại diện. Người đại diện trong công ty cổ phần phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, “người đại diện phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập, thực hiện”. Người đại diện theo pháp luật của công ty thay mặt công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của công ty, đại diện cho công ty với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án nhằm mang lại lợi ích cho công ty, do đó, họ phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Khoản 2 Điều 134 Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng quy định “trường hợp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì chủ tịch hội đồng quản trị hoặc giám đốc/tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty” và điều kiện để làm chủ tịch hội đồng quản trị hoặc giám đốc/tổng giám đốc phải là người có năng lực hành vi dân sự. Nếu người đại diện theo pháp luật bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Người được đại diện là người tiếp nhận các hậu quả pháp lý từ quan hệ do người đại diện xác lập, thực hiện đúng thẩm quyền đại diện. Trong công ty cổ phần, người được đại diện chính là công ty (pháp nhân thương mại). Pháp nhân thương mại là một tổ chức, một thực thể pháp lý đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự năm 2015.
Hai là, khách thể của quan hệ pháp luật đại diện
Khách thể của quan hệ pháp luật là những giá trị vật chất, tinh thần và giá trị xã hội khác mà cá nhân, pháp nhân mong muốn đạt được nhằm thỏa mãn các lợi ích, nhu cầu của mình khi tham gia vào các quan hệ pháp luật và thực hiện quyền chủ thể và nghĩa vụ pháp lý[11]. Với góc độ tiếp cận này có thể hiểu, khách thể của quan hệ pháp luật đại diện là các lợi ích vật chất, lợi ích tinh thần hoặc các giá trị xã hội mà người đại diện và người được đại diện mong muốn đạt được khi tham gia quan hệ đại diện. Và vì các lợi ích đó, nên người đại diện và người được đại diện mới xác lập quyền và nghĩa vụ của mình trong quan hệ đại diện.
Lợi ích hướng tới của quan hệ pháp luật đại diện trong công ty cổ phần là: Người đại diện sẽ được hưởng thù lao (lợi ích vật chất), đồng thời có thể đạt được những mục đích khác như có vị trí, chỗ đứng trong xã hội (giá trị xã hội). Còn người được đại diện (công ty cổ phần) sẽ đạt được hiệu quả kinh tế (lợi nhuận) và giá trị xã hội (uy tín, thương hiệu) của công ty mà người đại diện thông qua thực hiện quyền và nghĩa vụ đại diện nhằm mang lại cho công ty.
Ba là, nội dung của quan hệ pháp luật đại diện
Nội dung của quan hệ pháp luật đại diện bao gồm quyền và nghĩa vụ của người đại diện và người được đại diện, trong đó, quyền của người đại diện tương ứng với nghĩa vụ của người được đại diện và ngược lại.
- Quyền và nghĩa vụ của người đại diện:
Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015; Điều 13, Điều 14 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện. Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Một cá nhân có thể đại diện cho nhiều công ty khác nhau, nhưng không được nhân danh công ty được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình; thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác; thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật Doanh nghiệp. Ngoài ra, người đại diện có thể có quyền được trả thù lao đại diện nếu các bên hoặc pháp luật có quy định; có thể ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ đại diện của mình, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người được đại diện về các quyền và nghĩa vụ đại diện.
Điều 143 Bộ luật Dân sự năm 2015 cũng quy định trường hợp người đại diện xác lập hoặc thực hiện một giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, thì người đại diện phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần vượt quá phạm vi đại diện, mà không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần vượt quá phạm vi đại diện, trừ ba trường hợp: (i) Người được đại diện đồng ý; (ii) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; (iii) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi đại diện. Trường hợp nếu người đại diện và người giao dịch với người đại diện cố ý xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vượt quá phạm vi đại diện mà gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại.
Về phạm vi đại diện, Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định bốn căn cứ xác định phạm vi đại diện: (i) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền; (ii) Điều lệ của pháp nhân; (iii) Nội dung ủy quyền; (iv) Quy định khác của pháp luật.
- Quyền và nghĩa vụ của người được đại diện:
Hiện nay Bộ luật Dân sự và Luật Doanh nghiệp không quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của người được đại diện trong quan hệ pháp luật đại diện. Tuy nhiên, qua nghiên cứu cho thấy, người được đại diện (công ty cổ phần) có thể có các quyền và nghĩa vụ như sau:
Về quyền, được giám sát hoạt động của người đại diện; được yêu cầu người đại diện báo cáo kết quả đại diện; được hưởng các lợi ích do người đại diện thực hiện nhân danh mình; có quyền quyết định đồng ý hoặc không đồng ý đối với phần giao dịch do người đại diện xác lập hoặc thực hiện vượt quá phạm vi đại diện; có quyền thay thế người đại diện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận.
Về nghĩa vụ, có nghĩa vụ cung cấp các điều kiện cần thiết để người đại diện thực hiện được quyền và nghĩa vụ đại diện; có nghĩa vụ trả thù lao cho người được đại diện theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
Tóm lại, quan hệ đại diện là một quan hệ pháp luật có tính lịch sử. Chế định người đại diện nói chung, đại diện theo pháp luật cho công ty nói riêng là một chế định có lịch sử lâu đời và có vị trí quan trọng trong luật dân sự và thương mại của bất kỳ quốc gia nào. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, khi một cá nhân hay pháp nhân không thể tự mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ mà pháp luật quy định thì quan hệ đại diện xuất hiện nhằm đáp ứng yêu cầu đó.
Luật gia Nguyễn Thị Hoài Thương - Phòng tư vấn doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn 1900 6198, tổng hợp.
Khuyến nghị:
- Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị đây chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn.
Bình luận