Con dấu của Ban quản trị nhà chung cư, những điểm cấn lưu ý

Ban quản trị chung cư là pháp nhân có con dấu và phải được đăng ký theo quy định của pháp luật.

Ngày 15/02/2016, Bộ Xây dựng đã ban hành Thông tư số 02/2016/TT-BXD về ban hành quy chế, quản lý nhà chung cư. Ban hành kèm theo thông tư này là Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. Đây có thể nói là những quy định cơ bản nhất của Nhà nước về sử dụng và quản lý vận hành nhà chung cư, bên cạnh đó còn có Luật đất đai, Luật Nhà ở 2014 và các quy định, nghị định khác của chính phủ, đang dần hoàn thiện hơn hệ thống pháp luật về quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Thứ nhất, quy định của pháp luật về con dấu của Ban quản trị

Trong quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD về quy chế, quản lý nhà chung cư đã quy định về tư cách pháp lý của Ban quản trị nhà chung cư như sau:

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà phải thành lập Ban quản trị theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu” (Điều 17). Đồng thời theo quy định tại khoản 4 Điều 22 Quy chế này thì:

“Sau khi có Quyết định công nhận Ban quản trị của Ủy ban nhân dân cấp quận, Ban quản trị được công nhận có trách nhiệm lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị; trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Ban quản trị phải lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký quản lý con dấu (tên Ban quản trị nhà chung cư khắc trên con dấu phải trùng với tên Ban quản trị đã được Ủy ban nhân dân cấp quận công nhận)”.

Theo những quy định này, Ban quản trị chung cư là pháp nhân có con dấu và phải được đăng ký theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, theo quy định của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính Phủ về Quản lý sử dụng con dấu cũng đã có quy định điều kiện được sử dụng con dấu như sau:

“Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng”

Khoản 15 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính Phủ quy định cơ quan sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng bao gồm Tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động và được phép sử dụng con dấu.

Thứ hai, thực trạng về việc cấp dấu cho Ban quản trị nhà chung cư.

Tuy nhiên trên thực tế, khi các Ban quản trị nộp hồ sơ xin cấp con dấu thì các cơ quan quản lý dấu tại địa phương lại từ chối thực hiện, vì theo họ với những quy định hiện tại không đủ căn cứ pháp lý để họ thực hiện thủ tục cấp con dấu cho Ban quản trị đồng thời cũng chưa có những hướng dẫn cụ thể từ cấp trên đối với trường hợp này như: quy chế quản lý, hình thức thể hiện con dấu…

Với các quy định hiện hành, hoàn toàn có đầy đủ căn cứ pháp lý để thực hiện thủ tục cấp con dấu cho ban quản trị:

Thứ nhất là đã có quy định của pháp luật là ban quản trị chung cư là pháp nhân và có con dấu. Thứ hai theo quy định tại khoản 15 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP nêu trên thì ban quản trị được phép sử dụng con dấu do ban quản trị được UBND cấp quận ra quyết định công nhận và được phép sử dụng con dấu, và cuối cùng là thủ tục cấp con dấu cho cơ quan tổ chức khác đã được quy định tại Khoản 11 Điếu 13 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP “hồ sơ đăng ký con dấu mới của các tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật là: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.”

Do đó, việc từ chối thực hiện thủ tục cấp con dấu cho cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thể hiện sự thiếu linh hoạt trong việc áp dụng các quy định của pháp luật.

Việc các cơ quan quản lý dấu từ chối thực hiện cấp con dấu cho ban quản trị nhà chung cư khiến cho hoạt động của ban quản trị theo quy chế mới là hết sức khó khăn. Vì theo quy định, sau khi có quyết định công nhận ban quản trị phải phải lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung để nhận phần kinh phí bảo trì từ chủ đầu tư theo quy định của Luật nhà ở và đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật, nhưng do bất cập vừa nêu nên các ban quản trị gặp rất nhiều khó khăn trong việc ra các quyết định về quản lý nhà chung cư, mở tài khoản ngân hàng hay ký kết hợp đồng với đơn vị quản lý. Do đó, trên thực tế để đáp ứng nhu cầu các Ban quản trị phải tự khắc và tự quản lý con dấu của mình vì vậy hiện nay có rất nhiều mẫu con dấu khác nhau của ban quản trị: mẫu vuông, mẫu oval… Đồng thời do không thể đăng ký tại cơ quan quản lý dấu đồng thời cũng không thể đăng tải thông tin về mẫu dấu như các doanh nghiệp, nên con dấu của Ban quản trị chỉ mang tính hình thức, không có giá trị trên thực tế, việc ký kết chủ yếu dựa vào chữ ký của trưởng ban hoặc phó ban quản trị, vừa gây khó khăn trong việc quản lý các quyết định của bản quản trị, dễ xảy ra tranh chấp, vừa không thể hiện ban quản trị là một pháp nhân độc lập.

Từ đó có thể thấy rằng mặc dù Bộ Xây dựng đã có quy định về tư cách pháp nhân và con dấu để các ban quản trị nhà chung cư có thể thuận tiện trong việc chức năng quản lý của mình, nhưng việc thực hiện lại gặp nhiều bất cập. Hi vọng rằng các cơ quan có thẩm quyền sớm có những hướng dẫn cụ thể để giải quyết những bất cập trên, để từ đó có thể áp dụng thống nhất các quy định của pháp luật nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của người dân, cụ thể là những người dân sống tại các khu đô thị.

Thứ ba, về hồ sơ và cơ quan đăng ký mẫu con dấu

(i) Bản sao Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư của UBND cấp quận;
(ii) Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền;
(iii) Thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người thực hiện thủ tục;
(iv) Cơ quan giải quyết : Phòng cảnh sát QLHC về TTXH - Công an Thành phố Hà Nội

Luật gia Nguyễn Bích Phượng - Phòng tư vấn doanh nghiệp Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp

Khuyến nghị:
  1. Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại, mà chỉ sử dụng cho mục đích nghiên cứu khoa học, hoặc phổ biến kiến thức pháp luật;
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị đây chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi đây có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, E-mail: info@luatviet.net.vn, info@everest.net.vn